Cada año aparecen convocatorias de ciencia, tecnología e innovación dirigidas a universidades, grupos de investigación, empresas y emprendimientos. Las abren entidades nacionales, gobiernos locales, fondos de cooperación internacional y hasta empresas privadas. Para quien trabaja en investigación o en innovación, son una de las principales vías de financiación.

El problema es que muchas propuestas se pierden antes de ser evaluadas: por un requisito que no se cumplía, un documento que faltaba o una lectura apresurada de los términos. Esta guía propone una forma ordenada de leer una convocatoria para decidir, en pocas horas, si vale la pena invertir semanas en una propuesta.

El documento que manda: los términos de referencia#

Toda convocatoria seria tiene un documento de términos de referencia (a veces llamado "pliego", "bases" o "lineamientos"). Ese documento, junto con sus anexos y adendas, es la única fuente válida. Las piezas de difusión, los resúmenes en redes sociales y las presentaciones de lanzamiento sirven para enterarse, pero no para decidir.

Antes de empezar a leer, descarga la versión más reciente y revisa si hay adendas. Las adendas modifican los términos originales: pueden cambiar fechas, requisitos o montos, y es común que una propuesta se caiga por haberse preparado con una versión desactualizada.

Paso 1: ¿puedo participar?#

La primera lectura es de descarte. Busca la sección de requisitos de participación y responde con honestidad:

  • Tipo de proponente. ¿La convocatoria acepta personas naturales, empresas, universidades, grupos de investigación reconocidos, alianzas? ¿Exige que el proponente tenga cierta antigüedad o cierto tamaño?
  • Reconocimientos previos. Algunas convocatorias piden que el grupo o el investigador esté reconocido o categorizado en el sistema nacional correspondiente. Verifica que ese reconocimiento esté vigente.
  • Alianzas obligatorias. Muchas exigen que la propuesta la presenten una entidad académica y una empresa juntas, o varias entidades de distintas regiones.
  • Inhabilidades. Revisa si haber recibido financiación anterior, tener compromisos pendientes o proyectos sin cerrar impide participar.

Si un requisito no se cumple y no hay forma realista de cumplirlo antes del cierre, la decisión ya está tomada. Es mejor saberlo el primer día que la última noche.

Paso 2: ¿encaja mi proyecto?#

Superado el filtro, lee los objetivos de la convocatoria y sus líneas temáticas o retos. La pregunta no es si tu proyecto es bueno, sino si responde a lo que esa convocatoria busca financiar.

Algunas señales de buen encaje:

  • El problema que resuelve tu proyecto aparece con palabras parecidas en los objetivos de la convocatoria.
  • El nivel de madurez que pide coincide con el tuyo. Hay convocatorias para investigación básica, otras para validar prototipos y otras para llevar productos al mercado; presentar una idea temprana a una convocatoria de escalamiento casi nunca funciona.
  • Los resultados que exige (publicaciones, prototipos, patentes, empleos, ventas) son resultados que tu proyecto puede producir de verdad.

Forzar un proyecto para que parezca encajar suele notarse en la evaluación.

Paso 3: el dinero y la contrapartida#

La sección financiera merece una lectura aparte, con calculadora en mano:

  • Monto máximo por proyecto y si hay topes por rubro (personal, equipos, viajes, servicios técnicos).
  • Rubros financiables y no financiables. Es frecuente que no se paguen ciertos gastos administrativos, compra de inmuebles o salarios de personal de planta.
  • Contrapartida. Muchas convocatorias exigen que el proponente aporte una parte del valor total, en efectivo o en especie. Asegúrate de que tu entidad pueda comprometerla y certificarla.
  • Forma de desembolso. Saber si el dinero llega por anticipado, por hitos o contra reembolso cambia por completo la planeación de caja de un proyecto.

Un proyecto técnicamente excelente puede volverse inviable si la contrapartida o el flujo de desembolsos no se pueden cumplir.

Paso 4: cómo se evalúa#

Busca la tabla de criterios de evaluación y sus puntajes. Es, en la práctica, la guía para escribir la propuesta: indica qué pesa más para quien la va a calificar.

Fíjate en:

  • Criterios con más puntaje, que merecen más espacio y más evidencia en el documento.
  • Puntajes mínimos o criterios habilitantes, que si no se alcanzan eliminan la propuesta aunque el total sea alto.
  • Criterios de desempate y puntos adicionales, por ejemplo por participación de mujeres, jóvenes investigadores o regiones específicas.

Escribir la propuesta siguiendo el orden de los criterios facilita el trabajo de los evaluadores, y eso casi siempre juega a favor.

Paso 5: calendario y documentos#

Por último, arma un cronograma inverso desde la fecha de cierre:

  • Fecha y hora exacta de cierre, y en qué plataforma se radica.
  • Documentos que requieren firmas de terceros (cartas de aval, certificados de contrapartida, cartas de aliados), que suelen ser los que más se demoran.
  • Periodos de solicitud de aclaraciones, cuando existen. Usarlos para resolver dudas reales evita interpretaciones equivocadas.

Deja margen para la radicación. Las plataformas suelen congestionarse en las últimas horas.

Una lista para decidir#

Al terminar la lectura deberías poder responder estas cinco preguntas:

  1. ¿Cumplo todos los requisitos de participación?
  2. ¿Mi proyecto responde a los objetivos y al nivel de madurez que se buscan?
  3. ¿Puedo aportar la contrapartida y sostener el flujo de caja del proyecto?
  4. ¿Tengo evidencia para los criterios que más pesan en la evaluación?
  5. ¿Me alcanza el tiempo para reunir todos los documentos?

Si alguna respuesta es "no" y no tiene arreglo, es mejor guardar el proyecto para la siguiente oportunidad.

Conclusión#

Postularse a una convocatoria de CT+I es una inversión de tiempo considerable. Leer los términos de referencia con método, en el orden correcto (elegibilidad, encaje, dinero, evaluación y calendario), permite decidir rápido y dedicar el esfuerzo a las oportunidades donde de verdad hay posibilidades. En un ecosistema como el de Medellín, donde universidades, empresas y emprendedores compiten por los mismos recursos, esa disciplina marca la diferencia entre presentar muchas propuestas y ganar algunas.